Робота з імпортами в CRM: повна інструкція

Вкладка Imports - це єдиний центр управління завантаженням та оновленням даних у CRM. Тут доступно імпортування даних з LinkedIn, завантаження власних CSV-файлів, оновлення існуючих контактів та компаній.

Огляд сторінки імпортів

Інтерфейс сторінки візуально поділено на дві основні зони:

1. Меню вибору типу імпорту (1): Розташоване на верхній навігаційній панелі. Тут ви обираєте потрібний інструмент для запуску нового імпорту.

2. Історія імпортів (2): Центральне поле, в якому відображається список усіх раніше запущених процесів, їхній поточний статус та детальна інформація.

Історія та прогрес імпортів

Таблиця на головній сторінці дозволяє в реальному часі контролювати процес імпортування. Для кожного імпорту вказано його тип, ліст для збереження та поточний статус (Running - в процесі, Completed - успішно завершено, Error - зупинено через помилку).

Блок Import Progress - це клікабельна статистика, яка показує, в яких статусах знаходяться оброблювані контакти або компанії:

• Queued: Кількість профілів, які прямо зараз знаходяться в черзі на імпортування.

• Saved: Кількість успішно збережених нових контактів або компаній.

• Duplicates: Кількість знайдених дублікатів (контактів, які вже існують у вашій CRM).

• Blacklisted: Кількість пропущених профілів, через їх знаходження у стоп-лістах.

• Errors: Кількість профілів, які не вдалося завантажити.

Імпорт із LinkedIn пошуку (Basic Search та Sales Navigator)

Цей інструмент дозволяє автоматично збирати контакти або компанії з результатів пошукової видачі LinkedIn. При кліку на потрібний інструмент у верхньому меню розгорнеться список доступних підтипів пошуку:

• Basic Search:

  • Contacts search: Імпорт контактів зі стандартної пошукової видачі LinkedIn.

  • Accounts search: Імпорт компаній зі стандартної пошукової видачі LinkedIn.

• Sales Navigator Search:

  • Leads search: Імпорт пошукової видачі Sales Navigator.

  • Saved leads search: Імпорт із збереженого пошукового запиту.

  • Leads list: Імпорт із збереженого списку контактів у Sales Navigator.

  • Accounts search: Імпорт зі сторінки пошуку компаній.

  • Saved accounts search: Імпорт із збереженого пошукового запиту компаній.

  • Accounts list: Імпорт із збереженого списку компаній.

🟢 Порада: Пошукові алгоритми LinkedIn дозволяють переглядати та імпортувати обмежену кількість контактів в одному пошуковому запиті (до 1.000 - у Basic Search, до 2.500 - у Sales Navigator, навіть якщо лічильник пошуку показує більшу кількість результатів). Будуйте пошукові запити так, щоб кількість результатів не перевищувала граничні значення .

Як запустити імпорт

Після вибору потрібного підтипу відкриється модальне вікно налаштувань. У ньому заповніть обов'язкові (перші 3) поля:

1. URL: Вставте сюди скопійоване посилання на ваш пошук із LinkedIn / Sales Navigator.

2. List: Оберіть ліст в CRM, куди зберігатимуться профілі.

3. Sender Profile: Оберіть робочий акаунт, від імені якого система виконуватиме цей процес.

🟡 Примітка:

• У Basic Search імпорті обов'язково обирайте саме той Sender Profile, з якого формувався пошуковий запит.

• У Sales Navigator Search імпорті обов'язково обирайте профіль, до якого підключений Sales Navigator тариф (такі профілі позначені синім маркером у вигляді компаса).

🟢 Порада: Решта налаштувань у цьому вікні, є опціональними. Ознайомтесь з їх призначенням в розділі нижче - "Додаткові та розширені налаштування".

Імпорт за активністю (LinkedIn Activity)

Цей блок призначений для збору теплої аудиторії на основі вашої мережі та взаємодій.

My Network

Імпортує всіх людей, які знаходяться у ваших контактах (1st degree connections).

1. Оберіть тип імпорту My Network.

2. Оберіть List для збереження.

3. Вкажіть Sender Profile, чиї контакти потрібно імпортувати.

My Conversations

Імпортує виключно тих людей, з якими у обраного Sender-профілю є відкриті діалоги (історія переписки) в LinkedIn.

1. Оберіть тип імпорту My Conversations.

2. Оберіть List для збереження.

3. Вкажіть Sender Profile, з якого необхідно імпортувати контакти.

Post Engagement

Збирає аудиторію, яка відреагувала на певну публікацію.

1. Оберіть Post Engagement.

2. Вставте URL-адресу публікації (це може бути пост будь-якого користувача LinkedIn).

3. Оберіть тип реакції, який вас цікавить: Likes, Comments, Reposts.

4. Оберіть List для збереження та Sender Profile, який буде імпортувати дані.

🟢 Порада: Решта налаштувань у цьому вікні, є опціональними. Ознайомтесь з їх призначенням в розділі нижче - "Додаткові та розширені налаштування".

Імпорт даних через CSV-файли

Для роботи з власними базами даних доступний імпорт з використанням CSV-файлів.

🟡 Примітка: Розмір файлу має бути не більше 15 МБ та мати не більше 15.000 рядків.

Як запустити імпорт

1. Оберіть у меню CSV ➔ Import contacts / accounts .

2. У модальному вікні завантажте ваш файл CSV і виберіть List для зберігання.

🟢 Порада: Решта налаштувань у цьому вікні, є опціональними. Ознайомтесь з їх призначенням в розділі нижче - "Додаткові та розширені налаштування". 3. Натисніть Continue, щоб перейти до етапу зіставлення полів (Match fields). Тут вам потрібно вказати системі, який стовпець із вашого файлу відповідає системному полю.

🔴 Критично важливо про поле LinkedIn ID: Системне поле LinkedIn ID є ключовим для ідентифікації. Обов'язково зіставте його з відповідним стовпцем у вашому файлі. У комірках цього стовпця приймаються такі формати:

Правила для інших полів:

• Усі інші поля (Ім'я, Компанія, Пошта тощо) - опціональні.

• Якщо у вашій таблиці немає цієї інформації - залиште відповідне зіставлення порожнім (Empty). У такому разі система самостійно знайде і заповнить відсутні дані під час імпорту.

• Всі комірки в зіставленому стовпці CSV-файлу мають бути заповнені. Якщо стовпець зіставлено, але комірки в ньому порожні, система не знайде цю інформацію, а просто запише в CRM порожнє значення (null).

🟢 Порада: Решта налаштувань у цьому вікні, є опціональними. Ознайомтесь з їх призначенням в розділі нижче - "Додаткові та розширені налаштування".

Додаткові та розширені налаштування

В кожному модальному вікні імпорту (як для LinkedIn, так і для CSV) вам доступні опціональні поля та блок Advanced settings. Вони не є обов'язковими для заповнення, але дають гнучкий контроль над базою під час завантаження:

• Tags: Рядок для вводу тегів, які будуть масово присвоєні всім новим контактам із цього імпорту.

• Add tags to duplicate contacts: Якщо увімкнути цей тумблер, система під час виявлення дубліката (контакту, який вже є в базі) не створить нову картку, а просто додасть до існуючої ті теги, які ви вказали в налаштуваннях імпорту вище.

• Move to list if already saved: Якщо система знаходить дублікат, який вже зберігається у «Списку А», а ви робите імпорт у «Список Б», активація цієї функції змусить систему примусово перемістити цей контакт до нового списку. Дані контакту при цьому не перезаписуються, він просто змінює папку.

• Repeat Import Period: Дозволяє налаштувати автоматичний повтор цього імпорту (наприклад, щотижня). Система регулярно перевірятиме джерело і довантажуватиме лише нові контакти, які почали відповідати умовам пошуку.

Оновлення існучих даних через CSV-файл

Функції Update Contacts та Update Accounts використовуються, коли необхідно масово оновити або доповнити інформацію у вже існуючих картках CRM (наприклад, завантажити нові email-адреси, актуалізувати посади, додати телефони тощо).

Для успішного оновлення у вашій таблиці обов'язково має бути стовпець із ключовим ідентифікатором (LinkedIn ID, System ID (внутрішній ідентифікатор платформи) або Email-адреса), за яким система зможе точно розпізнати, для якого саме контакту чи компанії необхідно оновити інформацію. Також файл повинен містити стовпці безпосередньо з новими даними.

1. На верхній панелі у випадаючому меню CSV оберіть опцію Update Contacts / Update Accounts.

2. Завантажте підготовлений CSV файл з оновленими даними.

3. У випадаючому полі System field оберіть ключовий ідентифікатор (LinkedIn ID, Grinfi ID або Email), за яким система буде шукати збіги у вашій базі.

4. На етапі зіставлення полів (Match fields) оберіть лише ті стовпці, інформацію з яких потрібно оновити або додати. Система перезапише або доповнить дані в наявних картках.
   ​

Завантаження Стоп-лістів (Stoplist)

Через меню CSV ви також можете масово завантажувати списки контактів або компаній до глобального стоп-листа (Contacts Stoplist, Accounts Stoplist). Ця функція потрібна, щоб гарантовано виключити певних людей або компанії від потрапляння у автоматизації.

Детально про цей функціонал ознайомтесь у статті: [Stoplists: як блокувати контакти та компанії у Grinfi]

Графік виконання та швидкість імпортів

1. CSV-імпорти: Відбуваються безпосередньо на серверах платформи. Зазвичай вони обробляються дуже швидко - від 2 до 30 хвилин, залежно від розміру файлу та завантаженості платформи.

2. LinkedIn-імпорти: Усі процеси збору даних у LinkedIn виконуються Sender-профілем. Швидкість імпорту підпорядковується робочому розкладу (Server Schedule) цього профілю та його добовим лімітам. Якщо профіль перебуває в статусі Out of Schedule або вичерпав встановлений ліміт, імпорт буде призупинено. Він автоматично відновиться, щойно настане новий робочий цикл Sender-профілю.